Цели и результаты внедрения. Предпроектное обследование. Получить результат на ранних этапах. Запуск и сопровождение. Максимальное использование стандартного функционала позволяет сократить сроки и уменьшить стоимость внедрения.

Цели и результаты внедрения

В самом начале внедрения необходимо определить четкие цели, которые будут достигнуты в ходе внедрения, и критерии проверки достижения целей внедрения. Цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы можно было легко проверить достигнута ли данная цель. В идеале, каждая цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы критерием оценки был вопрос, на который можно ответить да или нет.

Например, цель "повысить производительность операторов на 20% (30%, 100%, 200% и т.д.)" не является хорошей. Чтобы проверить, что цель достигнута, придется замерить производительность операторов и потратить значительные усилия.

Лучшей является цель "вводить информацию о движениях денежных средств по всем банкам в Аксапте" или "вводить заказы на продажу в Навижин". Проверочный вопрос очень простой и на него легко дать ответ да или нет. Но эта цель также не является оптимальной. Так как ставит задачу сугубо техническую, задачу ввода информации. А информация сама по себе вряд ли кому нужна. Информация ценна, информация приносит добавочную стоимость, когда она используется, когда на основании этой информации принимаются управленческие решения в реальной жизни.

Еще лучшей является цель "финансовый директор принимает управленческие решения о платежах на основании данных из Аксапты или Навижин " или "менеджеры отдела закупок принимают решения о закупках на основании данных ERP-системы". Данные цели уже близки к целям владельцев предприятия. Ответить на проверочные вопросы также не сложно. Будет совсем хорошо, если данные цели будут подкрепляться вспомогательными подцелями, например, "финансовый директор принимает управленческие решения о платежах только на основании данных ERP-системы и не использует для этого другие программы".

В идеале, цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы снять с исполнителя-человека большую часть рутинной работы. Например, "программа генерирует предложения по платежам и представляет финансовому директору информацию о предложенных платежах, финансовый директор только подтверждает или отменяет предложенные платежи".

Заметьте, что последняя цель вполне достижима. Однако требуется, чтобы за время внедрения бизнес-процессы на предприятии были достаточно стабильными. Как правило, российские предприятия динамично развиваются, сегодня надо генерировать платежи по одному алгоритму, а завтра совсем по другому. Поэтому достигать целей такого уровня иногда бывает неэффективно.

Результатом внедрения любой ERP-системы должны быть:

Если с издержками более-менее понятно, то переход на новый технологический уровень требует пояснений. Предположим, на предприятии действует недельный цикл оперативного планирования и принятия решений. Т.е. планируются продажи на неделю вперед, большинство платежей также планируются на неделю вперед и т.д. В этих условиях данные, полученные за прошлый месяц, становятся бесполезными. Да, они интересны. Но они не помогают принять управленческое решение "сейчас", поскольку "сейчас" совсем другая ситуация. Если же в результате внедрения ERP-системы руководство будет получать данные за прошлую неделю, то становится возможным принимать управленческие решения на основании этих данных. Что коренным образом меняет сам процесс принятия таких решений.

На западе, как правило, внедрение должно снизить издержки. У нас, очень часто, внедрение должно хотя бы обеспечить руководство предприятия информацией для принятия управленческих решений.

 

Предпроектное обследование

Задачей предпроектного обследования является детальное знакомство консультантов с предприятием и задачами внедрения и определяют для себя возможные пути решения проблем. Это то, что на самом деле делается в ходе предпроектного обследования. Но знакомство само по себе мало кого волнует. Предприятия заказывают предпроектное обследование совсем для другого.

Целью предпроектного обследования является создание и согласование документа, в котором изложены основные принципы внедрения, цели внедрения и планируемые результаты внедрения. В этом документе должны содержаться перечень работ и план-график.

Результатом предпроектного обследования является согласованный документ. Важным проверочным словом является согласованный. Все ответственные участники команды внедрения (и консультанты, и свои ответственные сотрудники) должны согласовать документ - результат предпроектного обследования. Несогласованный документ грозит серьезными неприятностями на поздних этапах.

 

Этапы внедрения. Получить результат на ранних этапах

Можно и нужно внедрять ERP-систему поэтапно. Аксапта хорошо поддерживает развертывание и масштабирование. Аксапту можно и нужно закупать частями. Навижин, при правильном подходе, также позваляет достаточно легко докупать стандартные модули. Обе системы позволяют в любой момент докупать дополнительные лицензии на пользователей. С одной стороны, это позволит оптимальнее управлять затратами на внедрение. С другой стороны, закупка частями снижает риски для предприятия.

В отдельные этапы, как правило, выделяется внедрение отдела или направления предприятия. В некоторых отделах можно выполнять несколько этапов.

Например, может быть такой порядок этапов внедрения:

Главное, на каждом этапе внедрения нужно добиваться, чтобы был результат и эффект от внедрения. На каждом этапе внедрения должен расширяться спектр используемых отчетов и полезность системы для принятия управленческих решений.

Каждый этап может выполняться в 7 шагов:

Шаг Наименование Результаты и требуемые ресурсы
1. Обследование
  • согласованные принципы внедрения;
  • согласованные цели и планируемые результаты внедрения;
  • согласованный перечень работ;
  • согласованный план-график.
2. Настройка и, возможно, доработка
  • настроенный согласно согласованному перечню работ и подготовленный для тестового запуска модуль (модули)
3. Тестовый запуск
  • уверенность ответственных сотрудников в адекватной работе настроенного модуля. Уверенность в том, что модуль выполняет поставленные задачи и достигает согласованных целей;
  • список необходимых доработок и исправлений.

Для проведения данного этапа необходимы следующие ресурсы от предприятия заказчика:

  • ответственные за данный проект сотрудники должны согласовать критерии успешности тестирования модуля;
  • ответственные за данный проект сотрудники должны определить тестовые данные;
  • ответственные за данный проект сотрудники должны подготовить начальные остатки на момент тестирования для тестовых данных.
4. Доработка и исправление согласно результатов тестового запуска
  • настроенный и подготовленный для ввода в эксплуатацию модуль.
5. Обучение сотрудников
  • подготовленные к вводу в эксплуатацию сотрудники. См. Обучение.
6. Ввод в эксплуатацию
  • запущенный в промышленную эксплуатацию модуль;
  • сотрудники предприятия принимают управленческие решения на основании отчетов модуля.

Для проведения данного этапа необходимы следующие ресурсы от заказчика:

  • ответственные за данный проект сотрудники должны подготовить начальные остатки на момент ввода в эксплуатацию данных.
7. Сопровождение и поддержка
  • решены текущие вопросы после запуска в эксплуатацию. См. Поддержка.

Некоторые шаги могут быть пропущены. Однако исполнение всех шагов позволит предприятию полностью контролировать ход внедрения.

 

Максимальное использование стандартного функционала позволит сократить сроки и уменьшить стоимость внедрения

Главный принцип, которому следует компания Работа на результат! - не программировать! Да, Microsoft Axapta содержит мощные и удобные средства разработки. Да, Microsoft Axapta предоставляет инструменты, которые облегчают установку обновлений. Да, Microsoft Navision создавался как инструмент, который легко можно модифицировать под нужды пользователей.

Однако, на наш взгляд, во многих случаях программирование используется там, где консультанты просто не знают стандартного функционала и стандартных возможностей системы. Программирование часто неоправданно удорожает проекты внедрения и делает сроки непредсказуемыми.

Поэтому, не программируйте там, где нет необходимости в программировании.

Мы считаем, что программирование, после тщательного обдумывания, допустимо в четырех случаях:

Надо пояснить последний пункт. Бывают случаи, когда в системе все функции есть, но пользователю ежедневно приходится совершать много ненужных движений для того, чтобы выполнить все последовательность необходимых действий. Бывают случаи, когда удобство работы действительно сильно сказывается на результатах работы всей системы. В этих случаях можно автоматизировать последовательность действий и заставить систему выполнять эту последовательность автоматически. Однако каждый такой случай надо рассматривать и тщательно взвешивать необходимость программирования. Как правило, появление таких мест говорит о неправильном проектировании или о неправильном распределении должностных обязанностей на предприятии.

 

См. также:
Цена лицензии Microsoft Axapta
Цена лицензии Microsoft Navision
Стоимость и сроки внедрения
Обучение
Поддержка
Оптимизация и производительность

Использование стандартных возможностей положительно сказывается не только в ходе внедрения. Если в системе не было сильного программирования, то впоследствии обновления ставятся намного легче, быстрее и дешевле.

 

Если у вас есть вопросы, задайте их
info@rabota-na-rezultat.ru